优化和改进基于财务云平台的合同管理内部控制

优化和改进基于财务云平台的合同管理内部控制

 

重庆海事局合同管理内部控制的目标是实现合同管理的合规性和风险控制。根据合同管理的生命周期和财务云平台的设计，重庆海事局的合同管理体系简单地分为四个阶段：合同签订、合同签订、合同履行和合同履行，分别τ?合同信息管理、合同模式管理、相关票据文件管理、风险预警、信息提示、合同档案管理、统计评估、合同查询等功能如图2所示。

 

下面，针对重庆市海事局合同管理内部控制中存在的问题，结合财政部颁布的《内部控制规范》中的合同控制内容和合同全生命周期管理流程，基于现有云平台中合同管理系统功能的应用，财务云平台合同管理内部控制的优化改进流程如图3所示。

 

主要从签约对象信用调查、合同草案制定与初审、合同风险预警与风险防范等方面阐述了基于财务云平台对合同管理内部控制的优化与改进措施。

 

（1）利用大数据技术构建信用主题数据库，全面分析签约对象的信用状况

 

在合同签订前的合同调查阶段，借助大数据技术拓宽数据收集来源，从云平台和互联网收集到不限于传统合同调查对象的信用数据，包括基本信息、相关项目、相关合同和资金统计、合同执行进度、付款计划执行进度、合同状态、金额分布统计、财务报表、税务信息、业务活动等半结构或非结构数据。所有关于合同调查对象的数据都被系统地收集和存储，利用大数据对大量数据源进行分类，整合和建立信用主题数据库，为大数据信用分析奠定基础，使合同对象的信用调查更加科学、全面、准确。

 

同时，通过利用大数据技术对签约对象的资质、声誉和能力进行综合评价，可以分析合同调查对象的竞争力和潜在风险，规范合同调查对象的管理，为签订合同提供决策支持，规避合同风险。但签约对象的评级不能固化，可根据合同履行情况进行动态评价；收集、存储、处理和分析签约对象的财务数据和业务数据，以信用评级综合评价签约对象。

 

（2）增加和规范合同起草和初审功能，建立合同风险数据库

 

在云平台合同管理系统中增加合同起草功能，通过两种方式输入合同信息。一是标准合同方式，用户只需在选择合同类型后填写相关合同的关键要素，即可自动生成合同文档；二是框架合同方式，将使用频繁的合同条款存储在数据库中。起草时，可以根据一般框架列出合同文档，从数据库中提取替代条款，然后通过选择框架和合同条款快速完成自定义合同的生成。为防止合同内容不完整、不规范，增加了合同草案的初步审批流程。系统可以自动检索数据库和合同样本，通过预先设定的标准化规定等初步审查合同文本，协助合同起草人补充完善文本内容，避免提交审查后退回，节省时间和成本。例如，合同起草人完成合同输入后，系统将文本内容与标准化模板进行比较，对存在规定但未填写或填写错误的地方给出提醒消息。

 

由于不同类型的合同风险点不一致，信息技术的使用可以使系统根据合同分类梳理不同环节的风险点和初审要素。在合同管理系统中，梳理重庆海事局涉及的收入合同、支出合同、基础设施合同和征收合同的风险，形成风险数据库，存储在云平台中。这样，在初审后，系统可以提醒相关职能部门的审计人员和审计小组成员在合同审计过程的各个环节防范风险。这个过程需要定义不同部门在审计过程中的审计职责，以降低合同订立过程中的风险。例如，在合同管理系统中区分合同类别后，系统会根据重庆海事局“三重一大”界定的一定金额，自动将此类合同传递给相关职能部门负责人审批。在合同审批过程中，流经的具体审批部门会根据合同类型和金额的限制而有所不同，流经的具体审批步骤也会根据合同类型而有所不同。此外，当系统有审批流程，审批人未执行操作时，会自动提示待办事项。

 

（3）建立合同执行跟踪机制，设计差异化系统风险提示和预警功能

 

在云平台的合同管理系统中，增加合同实施进度阶段的信息输入，建立合同执行跟踪机制，在合同管理各阶段的关键节点设置提醒，防范和控制风险，实现合同全生命周期的动态监督。系统在关键节点推送消息提醒，通过智能手机或平板电脑等移动智能终端提醒相关人员及时跟进履行进度，避免合同履行风险。根据合同类型的差异，可以采用预警逐步升级的方法，不同程度地提醒逾期合同，使相关人员了解合同的执行情况，防止合同违约的风险。在合同履行过程中，根据合同中的具体条款生成收付计划，并通过系统监控合同中规定的责任、权利和完成情况，包括合同收付提醒、实际收付执行记录和项目执行情况。严格控制合同款项的收付时间和金额，及时提醒按合同计划收付。通过合同起草阶段的信息化，将内部控制计划嵌入合同管理过程，实现合同输入登记、审批、绩效管理、监控执行、评估、查询、统计等全生命周期的信息操作模式，有助于实现合同全过程的标准化管理和控制目标。

 

（4）加强合同管理全过程的数据分析和利用，提高合同管理风险防控水平

 

重庆海事局可以利用计算机和网络技术实现合同的电子档案管理，将合同文本及相关信息存储在云上，为大数据分析提供大量的结构化、半结构化和非结构化数据。在对合同管理数据进行深入分析时，可以利用网络爬虫、网络信息采集、ETL等信息采集处理技术，从互联网和云平台获取不同维度的目标数据集，然后利用数据清洗和自动分类的方法将数据划分为不同的类别，然后根据买方的合同管理水平、合同执行效率分析和签约对象的信用分析等主题对这些数据进行分析。例如，重庆海事局需要分析合同管理风险，根据整个合同管理过程的要求，对采购合同的主要业务领域进行数据分析，分析合同调查、审核、履行和归档阶段的关键数据信息，通过统计分析合作伙伴信用、审查签署管理、变更管理、合同执行进度、合同收付进度、合同档案管理、资金统计等不同？h节的具体指标是对合同风险进行综合分析和评价，为合同风险控制提供辅助决策支持。

 

在大数据和云会计时代，将行政事业单位合同管理的内部控制规范和流程无缝嵌入信息系统，可以规范和提高内部控制水平。本文基于重庆海事局财务云平台，在合同管理内部控制流程的基础上，对合同管理内部控制中存在的问题提出了财务云平台的优化和改进措施。这些措施可以加强重庆海事局对合同管理的内部控制，在很大程度上防范合同管理的风险。由于不同行政事业单位的合同管理体系、流程和信息实现存在差异，因此在利用信息手段进行合同管理内部控制时，需要结合具体制度和流程设计相应的内部控制信息实施策略。