重庆海事局合同管理内部控制现状及问题分析

重庆海事局合同管理内部控制现状及问题分析

 

（1）合同管理内部控制现状及业务流程

 

重庆海事局是交通运输部在长江干线设立的行政执法机关，负责重庆段水上安全监督管理，防止船舶污染水域和水上人命救助。有12个海事处和26个海事执法大队。自2013年7月1日起，单位实施了《重庆海事局经济合同管理办法（试行）》，对合同类型、合同签订主体、合同管理、合同签订、合同履行、合同变更解除、合同保管和法律责任作出了详细规定，基本形成了合同管理的内部控制体系。

 

重庆海事局将合同管理分为三个阶段：合同订立、合同履行和合同档案管理。目前，传统的纸质媒体流通仍用于合同订立阶段，合同履行和合同档案管理实现了信息管理。基于财务云平台的合同管理，结合智能终端APP的应用，实现了合同的移动审批、实时查询和执行分析功能，解决了下属机构众多、地理位置分散导致合同无法集中管理的风险。通过线下经济合同调查、谈判和财务云平台在线执行合同录入、审批、归档、查询，基本实现了重庆海事局合同管理内部控制的目标。重庆海事局合同管理内部控制的具体流程如图1所示。

 

目前，重庆海事局的合同签订阶段是线下进行的，合同承办部门负责经济合同的前期准备、调查、谈判和文本起草。合同起草完成后，以《重庆海事局经济合同审查表》为流通媒体进入审批流程，相关职能审查部门负责人由审查组审查，然后签订经济合同。合同履行阶段流程由基于财务云平台的合同管理系统进行。合同承办人通过“合同录入”功能，输入合同签订对象的信息、金额、编号、日期等基本数据，扫描合同文本及相关资料上传至云平台，以附件形式保存，填写合同收支计划，设置到期提醒功能。计划收支时间前十天，系统会自动提示财务会计处财务人员收付合同款项，财务人员根据项目进度向签约对象收付。财务会计处履行合同中明确的义务后，进行项目结算，由合同承办部门进行归档操作。

 

经济合同相关职能审查部门和合同审查小组成员可通过智能手机或平板电脑等移动智能终端完成合同审查，合同经理和财务人员也可随时访问云平台，实时查询合同执行进度，借助台账图表分析合同履行情况，获取合同信息，大大提高了合同管理内部控制的水平和效率。

 

（2）合同管理内部控制中存在的问题分析

 

合同履行阶段和档案管理阶段通过云平台初步实现了合同信息管理，但合同管理内部控制仍存在以下问题。

 

1.云平台未实现合同调查信息化，存在无法有效分析签约对象信用的风险

 

签约对象的信用调查是签约前一项非常重要的工作，可以确认签约对象是否有能力履行合同，从而降低交易风险。在合同初步调查中，基本上以传统方式在网上收集调查对象的信息或进行实地考察访问，然后主观判断其财产状况、生产能力、经营能力等。采用这种方式进行合同调查更为主观，容易受到个人偏好的影响，导致判断错误，最终可能使单位面临更大的合同风险。重庆海事局虽然建立了云平台，但没有充分利用云平台的数据资源和大数据、云计算等信息技术，建立合同调查对象的信用主题数据库，客观、全面地分析合同对象的资格、信用、业务能力和绩效能力。虽然重庆海事局的业务和合同类型相对单一，合作伙伴相对稳定，但一旦面临新的合作伙伴，如果不全面分析合同对象的信用状况，就会埋葬合同签订和履行的隐患，增加可能承担经济损失的风险。2.云平台不能及时反映项目实施进度，风险预警能力弱

 

目前，重庆海事局的合同履行阶段是基于云平台的。合同管理系统可以实时查询所有合同的执行进度，在很大程度上解决了在信息管理实现之前无法随时了解各合同执行进度的问题。但由于风险可能存在于合同管理的各个阶段，订立阶段可能面临合同条款的漏洞，履行阶段逾期付款，档案管理阶段合同或相关信息丢失的风险，需要云平台有一套完整的评价机制来管理合同的整个生命周期。在合同履行阶段，系统设计了“到期提醒”的风险防控功能。虽然该功能可以根据计划的收付时间自动判断，并提示工作人员在10天前收付款项，但由于系统无法主动监控项目的执行进度，项目进度与计划的收付款项进度不一致，使得到期提醒功能无法发挥其价值。因此，合同款项的收付时间仍由人为控制，逾期支付现象仍可能发生。当风险无法控制时，单位经济利益将受到损害或面临诉讼风险。

 

3.云平台合同管理相关数据资源价值挖掘不足，风险防控水平差

 

在大数据时代，数据被视为新的生产要素，将反馈到合同业务活动中，是合同管理决策、风险预测和规避的重要依据。重庆海事局合同管理涉及政府采购、建设项目、国有资产等业务部门，在云平台上运行，形成大量有价值的数据。虽然重庆海事局使用云平台管理合同，分析图表功能可以方便直观地为管理者提供多维分析，合同管理效率和决策水平有一定程度的提高，但由于云平台合同管理仅围绕其业务流程，扫描合同文档文本、图片、图表等非结构化数据使用不足，没有从大数据分析的角度实施合同电子档案管理，数据价值挖掘不足，导致合同管理风险防治能力较弱。