财政档案管理现代化相关措施

财政档案管理现代化相关措施

 

1.财务档案管理技术现代化

 

为了实现财务档案管理的现代化，首先要升级计算机硬件、软件、互联网、局域网等档案管理基础设施，采用相应的现代技术管理财务档案。

 

1.1计算机技术在财务档案管理中的应用

 

计算机技术可以为财务档案管理提供极大的便利，如通过计算机软件、硬件技术实现档案分类、目录自动化，可以通过计算机软件平台搜索和跟踪档案管理，一方面解放大量人力，节省档案管理费用，另一方面也增加了档案使用的科学性。因此，财政局应加强对计算机、网络、服务器、防盗系统等一系列硬件设施等档案管理软硬件设施的投资。加快档案管理配套软件建设，如先进的档案检索系统、档案管理系统平台、档案监控系统等。；最后，为满足信息时代发展的需要，加强数字档案管理建设，实现财务档案无纸化管理，采用纸质和数字双重保险，促进档案管理现代化进程。

 

1.2网络技术在财务档案管理中的应用

 

财务档案的检索和使用应随时随地进行，因此需要在财务档案管理中引入网络技术，主要体现在以下几个方面：

 

首先，通过建立网络服务器，人们不再需要亲自查询和使用档案，而是通过互联网随时随地完成收藏档案的检索和在线使用，大大提高了档案的利用效率。

 

其次，通过网络技术建立的财务档案信息网站可以方便地与其他部门的档案共享，有利于各部门的密切合作，共同服务于社会发展。

 

第三，无论是互联网还是局域网，为了确保档案信息的安全，必须同时增加档案的保密性，根据档案的保密程度，一方面可以在很大程度上确保档案信息不被黑客窃取，另一方面，由于加密技术越复杂，投资越大，因此通过分级处理也降低了档案管理的成本。

 

1.3缩微技术在财务档案管理中的应用

 

由于原始纸质财务档案占用空间大，可以利用相对成熟的收缩技术对原件进行现代信息处理，以摄影的形式将其信息记录在感光材料上，然后加工成收缩产品。收缩后的财务档案材料体积远小于原件。数万卷的档案往往只需要一两个档案柜就可以存放。使用时可以通过放大阅读技术或放大复印来使用，非常方便快捷。收缩产品的优点是可以完全保持档案信息的原貌，记录寿命长。也可以通过数字处理将其信息保存在光盘等介质上，通过计算机直接放大。

 

2.财务档案管理理念现代化

 

在财务档案现代化管理过程中，不能盲目依靠高科技手段，更应从管理理念实现现代化管理，首先认识到现代管理不仅是现代仪器管理，而且应该是人类管理，人是财务档案管理的核心，在档案管理过程中形成档案管理的开放意识和创新意识，变被动服务为社会主动服务，不断提高服务质量，从前瞻性的角度看待财务档案管理的未来发展，与时俱进，真正促进财务档案管理的现代化。