学院财务精细化管理解决方案

学院财务精细化管理解决方案

 

利用信息平台的逐步建设，将信息技术融入财务管理工作，创新“财务管理网络化、财务监管全过程化、经济活动透明化”的新模式[4]，是提高高校财务工作精细化管理水平、实现财务工作精细化管理目标的有效方案。

 

1.开展财务信息化建设，打造精细化工作平台

 

信息化建设是学院实现精细化财务管理的基本手段。财务管理必须以大量相关数据资源为基础，通过信息技术手段对数据资源进行处理和提炼，实现精细化财务管理。学院的财务管理主要包括预算、收入和支出管理，因此信息平台的主要模块应包括：学院预算支出、学院部门（特殊）预算支出、学院预算收入、日常收入和支出、数据统计、支出分析等。通过这些模块，学院负责人可以随时查看和分析各预算的具体收支情况，实现对学院内部财务活动的监控。通过数据统计模块对各部门开放，有效监督各部门和岗位，加强监督。根据资金编号，学院资金预算支出模块显示各类学院自筹资金、专项资金、学校下拨资金M的使用和细节；学院部门（特殊）预算支出模块显示各部门预算列表的实际支出和细节；学院预算收入模块显示学院收入和任务量；日常收入和支出用于财务秘书记录学院财务活动数据；支出分析模块显示不同要求下学院预算完成情况的分析图；数据统计模块可设置为内部共享，根据不同条件完成支出统计，显示财务活动细节。

 

2.利用精细化工作平台，实现精细化财务管理

 

财务精细化管理的目标是实现“事前预算、事中控制、事后考核”[5]。体现在具体环节上，是指通过信息技术的支持，提高预算管理的粒度（粒度用于表示预算项目的最小组成单位），严格按照预算控制支出，增强预算对经济活动的约束力。

 

做好“预预算”：学院的财务预算通常是根据多年来的整体经营状况和未来的发展趋势，科学规划下一年的财务收支。根据信息平台的历史数据，学院各部门可以清楚地了解近年来的实际支出，结合学院下一年的发展计划，基本上可以计算出该部门下一年的支出。当然，为了保证学院预算的准确性，各部门的预算清单必须足够详细，细分为最小单元，也有利于财务分析（图1）。

 

做好“事中控制”：有效的财务分析方法可以准确判断学院目前的运行情况，分析结果可以反映管理过程中存在的问题，使管理者能够及时有效地解决。在信息平台中，使用状态-颜色表示法来表示当前的财务支出，将实际支出占预算支出的比例从0到超额分为7个状态，分别为0-20%、21%-40%、41%-60%，61%-80%、81%-100%、101%-120%、超过121%，用不同的颜色代表支出的不同状态，即红、橙、黄、绿、绿、蓝、紫（图1）。通过定期检查预算执行情况，对于实际支出与预算偏差较大的情况，应重点分析并提出相应的解决方案和控制措施。图2和图3分别是两种财务分析方法。

 

做好“事后考核”：为了实现财务预算的准确性，减少预算数据与实际执行数据的差异，将财务预算作为各部门绩效考核的一部分，需要以具体的数字形式显示各部门的预算执行情况。信息平台以各部门为单位，以公式获得的数字结果为预算执行得分（图4）。

 

An代表7个实际支出状态对应的预算列表数量；

 

S代表各部门的总预算列表数量；

 

Bn代表7个状态对应的分数，分别为20分、40、60、80、100、100、20分；

 

3.利用精细化工作平台，构建财务监督“透明”体系

 

在财务管理中，要注意内部监督体系的建设，使部门和岗位能够有效监督。通过精细化的工作平台，学院可以轻松建立内部监督、领导监督、外部监督三位一体的“透明”监督体系[6]。内部监督是指各部门负责人可以通过“学院部门（专项）预算支出”模块查看本部门预算列表的实际支出情况，通过支出了解本部门的运行情况；领导监督是指有相关权限的领导可以通过“学院部门（专项）预算支出”、“学院预算支出”、“支出分析”等模块了解学院资金的使用情况，分析各部门相关工作进展情况；外部监督是通过“数据统计”模块向全院员工披露财务数据反映的事务活动。

 

4.信息平台的应用实现了高校财务精细化管理

 

在应用信息平台之前，学院财务数据使用EXCEL软件记录数据，需要简单统计，财务活动基本按资金类别分类，难以通过各部门实际支出反映部门运行状态，数据单机化不能实时共享，财务管理不能在学院日常活动中发挥辅助决策作用。在信息平台建设的推动下，学院财务管理工作可以从标准化管理发展到精细化管理。信息平台应用后，学院负责人可以随时掌握各预算的具体收支情况，利用信息技术手段对相关数据资源进行处理、细化和分析，加强对学院内部管理绩效的监控。财务数据也可以对各部门开放，有效监督各部门和岗位，建立“透明”体系。

 

5结论

 

将信息技术融入财务管理，实现“财务数据信息化、管理网络化、监管全过程”的目标，对提高高校财务精细化管理水平，促进高校可持续发展具有重要意义。当然，信息平台的建设必须得到信息人才的支持。同时，由于系统建设过于专业化，系统在应用过程中不可避免地需要维护和技术改进。随着管理需求的提高和变化，信息平台的建设也需要适应，逐步增加满足需求的功能。